PERSONVERNPOLICY

Workwide AB

Org.nr: 556959-2404

Trekantsgatan 3, 652 20 Karlstad, Sverige

Dette dokumentet beskriver hvordan Workwide AB samler inn, behandler og beskytter personopplysninger i samsvar med personvernforordningen (GDPR).

1. Hvem er behandlingsansvarlig?

Innenfor Workwide-gruppen er den behandlingsansvarlige Workwide AB, org.nr: 556959-2404, Trekantsgatan 3, 652 20 Karlstad, Sverige ("Workwide" eller "vi" eller avledede varianter av dette). Vi tilbyr jobbplattformer for jobbsøkere der arbeidsgivere publiserer stillingsannonser fra hele verden ("Tjenestene"). Dette dokumentet utgjør vår policy for innsamling og behandling av personopplysninger.

I henhold til personvernforordningen 2016/679 (GDPR) er vi utpekt som behandlingsansvarlig for de personopplysningene som vi bestemmer formålene og midlene for behandlingen av. Med personopplysninger mener vi all informasjon som er direkte eller indirekte knyttet til en levende fysisk person. For eksempel navn og adresse, men også geografisk posisjon eller IP-adresser.

Vi samarbeider med pålitelige tredjeparter for å samle inn data. Vi kan også fra tid til annen dele informasjon med disse tredjepartene, for eksempel din e-postadresse eller ditt telefonnummer. Disse tredjepartene kan koble dine data til annen informasjon de samler inn for å opprette personaliserte målgrupper eller levere målrettet reklame. For informasjon om hvordan disse tredjepartene behandler dine data, se: Slik bruker Google informasjon

2. Hvilke personopplysninger behandles?

Vi behandler dine kontaktdetaljer som navn, e-postadresse og telefonnummer. Disse personopplysningene samles inn via kontaktskjemaet for arbeidsgivere eller søknadsskjemaene for jobbsøkere.

Vi behandler dessuten innholdet i CV-er og søknadsbrev som du laster opp til vår nettside eller sender til oss, samt all informasjon gitt i forbindelse med din bruk av Tjenestene, for eksempel profesjonelle og bransjeinteresser.

Vi behandler også administrative personopplysninger som samles inn automatisk, for eksempel din IP-adresse, identifikasjonsnummer, posisjonsdata og informasjonskapsler. De behandlede informasjonskapslene varierer avhengig av hvilke plattformtyper du bruker. Informasjonskapselpolicyen er tilgjengelig for hver plattform her.

Vær oppmerksom på at vi kanskje ikke kan tilby deg Tjenestene fullt ut med mindre du gir oss de ovennevnte personopplysningene.

2a. Opptak og analyse av intervjuer

Workwide AB kan ta opp rekrutteringsintervjuer (inkludert telefon- og videosamtaler) og behandle dem ved hjelp av KI-baserte analyse- og transkripsjonsverktøy for å vurdere kandidater, forbedre rekrutteringsprosessen og trene opp teamet vårt.

Opptak lagres sikkert og er kun tilgjengelig for autorisert personell. Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er samtykke, som innhentes før opptak.

Før et intervju som skal tas opp starter, informeres kandidatene og bes om å gi sitt eksplisitte samtykke. Kandidater kan trekke tilbake samtykket sitt til enhver tid ved å kontakte [email protected]. I slike tilfeller vil opptaket bli slettet, med mindre loven krever at det oppbevares.

3. Hvorfor behandler vi personopplysninger?

Vi behandler de ovennevnte personopplysningene i samsvar med lovgivningen og av følgende grunner:

Kontaktdetaljer brukes til å sende vårt nyhetsbrev og jobbtilbud, etter at du har samtykket til å motta informasjon som kan være av interesse for deg.

Behandling og videreformidling av kontaktdetaljer, CV-er og personlige brev sendt til arbeidsgivere er kjernen i vår virksomhet, og alt behandles slik at du kan bruke Tjenestene våre i henhold til Bruksvilkårene. Av juridiske årsaker er denne prosessen fullført når du gir ditt samtykke. Informasjonen i CV-en din kan inneholde sensitive personopplysninger, som kun behandles etter at ditt samtykke er innhentet i henhold til lovgivningen. Dette samtykket innhentes når du sender inn dine personopplysninger til oss.

Vi utfører administrative systemoppgaver for å sikre den tekniske funksjonaliteten til Tjenestene våre. Målet vårt er også å forhindre svindel med Tjenestene med hensyn til de generelle vilkårene og betingelsene, i samsvar med det regulatoriske og juridiske rammeverket. Vi behandler også denne informasjonen legitimt for å forhindre at Tjenestene våre blir kompromittert og for å beskytte alle brukere og oss selv. I tillegg brukes det administrative datasystemet til statistikk og analyse for å utvikle Tjenestene våre i samsvar med gjeldende lovgivning. Interessen for disse dataene ligger utelukkende i deres statistiske nytteverdi og er ikke ment for å identifisere enkeltpersoner.

For behandlingsaktiviteter utført i samsvar med vår berettigede interesse har vi vurdert balansen mellom viktigheten av dine egne interesser og betydningen av behandlingen av dine personopplysninger for dine interesser og din rett til personvern. Vi har konkludert med at vår berettigede interesse ikke kan ha forrang over dine personvernrettigheter som ville forhindre behandling av personopplysninger.

4. Hvem deler vi personopplysninger med?

Kontaktdetaljer, CV-er og søknadsbrev deles kun med partnerbedrifter som er en del av stillingsutlysningen eller ønsker å tilby jobbtilbud. Vi deler kun personopplysninger med arbeidsgivere som er av interesse for kandidaten. Vi har avtaler med alle våre partnerbedrifter og anvender derfor effektive sikkerhetstiltak ved overføring av data basert på modellen utviklet av EU-kommisjonen. Vi overvåker kontinuerlig at personopplysninger behandles på en sikker måte i henhold til våre egne regler, uavhengig av om det skjer innenfor eller utenfor EU.

Noen av våre IT-tjenester og digitale leverandører kan behandle data utenfor EU/EØS, og vi kan anvende de nødvendige sikkerhetstiltakene for dataoverføringer til disse mottakerne basert på avtalemodellene utviklet av EU-kommisjonen. Du kan få mer informasjon om disse overføringene ved å kontakte oss.

Vær oppmerksom på at når du besøker nettsiden vår, kan andre nettsteder henvende seg til deg, og deres innsamling av personopplysninger er utenfor vår kontroll. Personvernpolicyen til disse nettstedene vil regulere behandlingen av informasjon innhentet fra deg.

5. Hvor lenge oppbevares personopplysninger?

En versjon av søknaden din oppbevares i Workwide Groups krypterte database for å sikre at en kopi av din innsending til arbeidsgivere bevares. Vi oppbevarer kun personopplysninger så lenge det er nødvendig for bruken av Tjenestene og vi har en berettiget interesse i å oppbevare dem, med mindre det foreligger en juridisk forpliktelse til å oppbevare dem i en lengre periode. Personopplysninger slettes alltid på din forespørsel og når de ikke lenger er nødvendige for behandling.

6. Kan jeg be deg om å endre, slette mine personopplysninger eller trekke tilbake mitt samtykke?

Ja. Hvis du ikke lenger ønsker å motta vårt nyhetsbrev eller annen lignende informasjon, kan du enten melde deg av eller be om at dine personopplysninger slettes. Det samme gjelder hvis du har brukt en av Tjenestene våre og ønsker å få slettet CV-en og kontaktdetaljene dine. Vi vil også, der det er mulig, ta skritt for å informere andre mottakere hvis du ønsker at dine personopplysninger slettes. Kontakt oss på [email protected], så behandler vi forespørselen din.

Du har rett til å be om tilgang til behandlingen av dine personopplysninger eller til å få mer informasjon om behandlingen av disse, samt til å korrigere, oppdatere, fullføre eller begrense behandlingen av dine personopplysninger. Du har også rett til å trekke tilbake ditt samtykke, noe som ikke vil påvirke lovligheten av eventuell tidligere databehandling før ditt samtykke ble trukket tilbake, med unntak av direkte markedsføringskommunikasjon.

Hvis behandlingen er basert på samtykke i samsvar med lovgivningen eller ved aksept av vilkårene, har du rett til dataportabilitet. Dette betyr at du kan motta dine personopplysninger fra oss i et standard-, strukturert og datamaskinlesbart format, og du har rett til å overføre dine data til en annen behandlingsansvarlig etter eget valg.

7. Hvilke personopplysninger har dere om meg?

Kontakt oss på [email protected], så vil vi gjennomgå forespørselen din. Vi kan gi deg en kopi av personopplysningene vi har, hvis du ønsker det.

8. Hva kan jeg gjøre hvis jeg ikke er fornøyd med hvordan dere bruker mine personopplysninger?

Kontakt oss på [email protected] eller vår personvernansvarlig på [email protected], og vi vil gjøre vårt beste for å løse saken. Hvis nødvendig, har du mulighet til å sende inn en klage til Datatilsynet i Sverige (IMY), www.imy.se.

9. Juridiske forespørsler og forebygging av skade

Vi kan bruke, lagre og dele informasjonen din på juridisk forespørsel (som rettskjennelser, rettsordre, prosedyrer eller annet) eller når det er nødvendig å kommunisere dem for å oppdage, forhindre eller håndtere svindel eller annen kriminell aktivitet for å beskytte oss selv, deg og andre brukere, inkludert i forbindelse med en undersøkelse der vi handler i god tro, som påkrevet ved lov.

Dette kan inkludere en respons på en juridisk forespørsel fra jurisdiksjoner utenfor det europeiske fellesskapet eller Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet, i den grad vi handler i god tro og forespørselen kommer fra en domstolsmyndighet i den aktuelle jurisdiksjonen, påvirker dens brukere og er i samsvar med internasjonalt anerkjente standarder.

Informasjon innhentet gjennom din bruk av Tjenestene, inkludert finansiell informasjon, kan brukes og lagres i en utvidet periode når informasjonen er gjenstand for en undersøkelse eller juridisk forpliktelse, en statlig undersøkelse eller en undersøkelse av mulige brudd på Bruksvilkårene våre eller i strid med Policyen vår, for å forhindre enhver skade.

10. Varsel om endringer

Hvis vi gjør endringer i denne Personvernpolicyen, vil den nye Personvernpolicyen bli publisert på denne siden. Hvis disse endringene er betydelige, vil du bli informert og ditt samtykke vil bli innhentet på nytt om nødvendig.

BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER I REKRUTTERINGSTJENESTER

Denne delen gjelder for behandling av personopplysninger i forbindelse med Workwides rekrutteringstjenester levert til klientselskaper under en tjenesteavtale ("Rekrutteringstjenester"). Dette er i tillegg til avsnittene ovenfor, som gjelder for alle brukere av Workwides plattformer.

11. Behandlingsansvarlig i rekrutteringstjenester

Workwide AB (org.nr 556959-2404, Trekantsgatan 3, 652 20 Karlstad, Sverige) er behandlingsansvarlig for alle personopplysninger som behandles i forbindelse med levering av Rekrutteringstjenester.

Når Workwide sender kandidatinformasjon til et klientselskap, blir klientselskapet en uavhengig behandlingsansvarlig for kandidatdataene det mottar. Workwide og klientselskapet opptrer ikke som felles behandlingsansvarlige. Hver part bestemmer uavhengig formålene og midlene for sin egen behandling av kandidatens personopplysninger etter overføringen.

12. Kategorier av personopplysninger som behandles i rekrutteringstjenester

Kandidatdata behandlet i rekrutteringstjenester:

• Fullt navn, e-postadresse, telefonnummer og sted
• Curriculum vitae (CV), inkludert arbeidshistorikk, utdanning, ferdigheter og kvalifikasjoner
• Screeningsoppsummering utarbeidet av Workwide (vurdering av egnethet, intervjunotater, evaluering av språkferdigheter)
• Lønnsforventninger og nåværende kompensasjon
• Tilgjengelighet for intervjuer og startdato
• Relokaliseringsstatus og -preferanser
• All annen informasjon frivillig gitt av kandidaten under rekrutteringsprosessen

Klientkontaktdata:

• Navn, stillingstittel, e-postadresse og telefonnummer til klientens utpekte kontaktpersoner
• Selskapsnavn, registrert adresse og organisasjonsnummer

13. Formål og rettslig grunnlag for behandling i rekrutteringstjenester

Kandidatdata:

Workwide behandler kandidaters personopplysninger med det formål å søke, screene og presentere kandidater for klientselskaper som en del av Rekrutteringstjenestene. Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er:

• Berettiget interesse (artikkel 6 nr. 1 bokstav f) GDPR): Workwide har en berettiget interesse i å behandle kandidatdata for å oppfylle sine kontraktsmessige forpliktelser overfor klientselskaper og matche kandidater med passende jobbmuligheter. Denne interessen er avveid mot kandidatenes rettigheter og friheter, og Workwide har konkludert med at behandlingen ikke overstyrer kandidatenes personverninteresser.
• Samtykke (artikkel 6 nr. 1 bokstav a) GDPR): Der kandidater frivillig har sendt inn informasjonen sin til Workwides plattformer eller gitt CV-en sin direkte til en Workwide-rekrutterer, innhentes samtykke på innsendingstidspunktet.

Klientkontaktdata:

Workwide behandler klientkontaktdata med det formål å utføre og administrere rekrutteringstjenesteavtalen. Det rettslige grunnlaget er kontraktsforpliktelse (artikkel 6 nr. 1 bokstav b) GDPR) og berettiget interesse (artikkel 6 nr. 1 bokstav f) GDPR).

14. Hvordan kandidatdata deles med klientselskaper

Når Workwide identifiserer en kandidat som et potensielt match for en klients ledige stilling, deler Workwide kandidatens informasjon med klientselskapet. Dette inkluderer vanligvis:

• Kandidatens CV
• En screeningsoppsummering utarbeidet av Workwide
• Lønnsforventninger og tilgjengelighet
• Relokaliseringsstatus
• Eventuelle notater relevante for kandidatens egnethet for stillingen

Denne delingen er en kjernepart av Rekrutteringstjenestene og dekkes av Workwides berettigede interesse i å oppfylle sin tjenesteavtale med klienten. Kandidater informeres om at dataene deres kan deles med ansettende selskaper som en del av Workwides rekrutteringsprosess.

Når kandidatdata er delt med et klientselskap, er klientselskapet uavhengig ansvarlig for behandlingen av disse dataene i samsvar med sine egne personvernforpliktelser under GDPR.

15. Oppbevaring av personopplysninger i rekrutteringstjenester

Kandidatdata i aktive rekrutteringsengasjementer:

Workwide oppbevarer kandidaters personopplysninger i minimum 12 måneder fra datoen for den siste presentasjonen til et klientselskap. Denne perioden tilsvarer introduksjons- og anti-omgåelsesvinduet i Workwides tjenesteavtaler.

Kandidatdata for fremtidige muligheter:

Utover det aktive rekrutteringsengasjementet oppbevarer Workwide kandidatprofiler i sitt rekrutteringssystem med det formål å matche kandidater med fremtidige jobbmuligheter, basert på berettiget interesse (artikkel 6 nr. 1 bokstav f) GDPR). Denne oppbevaringen fortsetter inntil kandidaten ber om sletting eller inntil Workwide fastslår at dataene ikke lenger er relevante.

Workwide gjennomfører periodiske gjennomganger av oppbevarte kandidatdata minst hvert 36. måned. Profiler uten interaksjon (ingen søknad, ingen innlogging, ingen kontakt med en Workwide-rekrutterer og ingen svar på kommunikasjon) innen de foregående 36 månedene kan anonymiseres eller slettes. Kandidater kan når som helst be om sletting av dataene sine ved å kontakte [email protected], og Workwide vil behandle slike forespørsler uten unødig forsinkelse.

Klientkontaktdata:

Workwide oppbevarer klientkontaktdata for avtalens varighet og i en periode på 24 måneder etter oppsigelse, med det formål å håndtere eventuelle utestående forpliktelser (som rabattperioder eller honorarkrav).

16. Grenseoverskridende overføringer i rekrutteringstjenester

Workwide kan overføre kandidatdata til klientselskaper som er lokalisert i andre EU/EØS-medlemsstater. Slike overføringer er tillatt under GDPR uten ytterligere sikkerhetstiltak.

I tilfelle kandidatdata overføres til et klientselskap eller tjenesteleverandør utenfor EU/EØS, sikrer Workwide at overføringen er underlagt passende sikkerhetstiltak, inkludert standardavtalevilkårene godkjent av EU-kommisjonen, eller en annen gyldig overføringsmekanisme under kapittel V i GDPR.

17. Kandidaters rettigheter i rekrutteringskonteksten

Kandidater hvis data behandles som en del av Rekrutteringstjenestene har følgende rettigheter under GDPR:

• Rett til innsyn: Be om en kopi av personopplysningene Workwide har om dem
• Rett til retting: Be om korrigering av unøyaktige eller ufullstendige data
• Rett til sletting: Be om sletting av dataene deres, med forbehold for Workwides berettigede oppbevaringsinteresser
• Rett til begrensning: Be om at behandlingen begrenses under visse omstendigheter
• Rett til dataportabilitet: Motta dataene sine i et strukturert, vanlig brukt format
• Rett til å gjøre innsigelse: Gjøre innsigelse mot behandling basert på berettiget interesse
• Rett til å trekke tilbake samtykke: Der behandlingen er basert på samtykke, trekke tilbake dette samtykket når som helst uten å påvirke lovligheten av tidligere behandling

For å utøve noen av disse rettighetene bør kandidater kontakte Workwide på [email protected].

Workwide AB

Trekantsgatan 3, 652 20 Karlstad, Sverige

E-post: [email protected] | Telefon: +46 54 22 44 440

MVA: SE 556959240401 | Reg.nr: 556959-2404

Svensk datatilsyn (IMY): www.imy.se